Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Pępowo
Rozdział I.
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1
Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Pępowo
zwany dalej Regulaminem, określa:
1) zakres działania i zadania Urzędu Gminy, zwanego dalej Urzędem,
2) organizację Urzędu,
3) zasady funkcjonowania Urzędu,
4) zakres działania kierownictwa Urzędu, poszczególnych Wydziałów Urzędu i stanowisk pracy.
§ 2
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Pępowo
2) Radzie lub Zarządzie - należy przez to rozumieć odpowiednio Radę Gminy Pępowo oraz Zarząd Gminy Pępowo
3) Wójcie, Zastępcy Wójta, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku Urzędu Stanu Cywilnego - należy przez to rozumieć odpowiednio:Wója Gminy Pępowo, Zastępcę Wójta Gminy Pępowo, Sekretarza Gminy Pępowo, Skarbnika Gminy Pępowo oraz Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Pępowie
§ 3
1. Urząd jest jednostką budżetową Gminy.
2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
3. Siedzibą Urzędu jest Pępowo
* 4
1. Urząd jest czynny w dniach roboczych zgodnie z ustaleniami w Regulaminie Pracy Urzędu.
2. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w niedziele, święta i dni dodatkowo wolne od pracy.
Rozdział II.
ZAKRES DZIAŁANIA i ZADANIA URZĘDU
§ 5
1. Urząd stanowi aparat pomocniczy Rady i jej komisji, Zarządu, Wójta i innych organów Gminy.
2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie :
1) zadań własnych,
2) zadań zleconych,
3) zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej (zadań powierzonych) i
4) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia międzygminnego,
§ 6
w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.
2. W szczególności do zadań Urzędu należy:
1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Gminy,
2) wykonywanie - na podstawie udzielonych upoważnień - czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań gminy,
Rozdział III.
ORGANIZACJA URZĘDU GMINY
§ 7
§ 8
§ 9
Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu.
Rozdział IV
ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU
§ 10
Urząd działa w oparciu o następujące zasady:
1) praworządności,
2) służebności wobec społeczności lokalnej,
3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
4) jednoosobowego kierownictwa,
5) kontroli wewnętrznej,
6) podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne Wydziały
oraz wzajemnego współdziałania,
§ 11
Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.
§ 12
Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie i Państwu.
§ 13
1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
2. Zakupy i inwestycje dokonywane są, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.
§ 14
1. Jednoosobowe kierownictwo zasadza się na jednolitości poleceniodawstwa i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
2. Urzędem kieruje Wójt przy pomocy Zastępcy Wójta, Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Wójtem za realizację swoich zadań.
3. Kierownicy poszczególnych Wydziałów kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań Wydziałów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Wójtem.
4. Kierownicy poszczególnych Wydziałów sprawują nadzór nad podległymi pracownikami.
5. Zasady podpisywania pism przez Wójta i kierowników wydziałów określa załącznik nr 2 do Regulaminu.
§ 15
1. W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez poszczególne Wydziały i wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników Urzędu.
2. Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa załącznik nr 3 do Regulaminu.
§ 16
1. Wydziały realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.
2. Wydziały są zobowiązane do współdziałania z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.
Rozdział V
ZAKRESY ZADAŃ WÓJTA, ZASTĘPCY WÓJTA, SEKRETARZA GMINY I SKARBNIKA GMINY
§ 17
Do zakresu zadań WÓJTA należy w szczególności:
1) reprezentowanie Urzędu na zewnątrz,
2) podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności,
3) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu,
4) zapewnianie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu oraz jego pracowników,
5) okresowe zwoływanie - narad z udziałem kierowników jednostek organizacyjnych w celu uzgadniania ich współdziałania i realizacji zadań,
6) koordynowanie działalności wydziałów organizacyjnych Urzędu oraz organizowanie ich współpracy,
7) rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi wydziałami organizacyjnymi w szczególności dotyczącymi podziału zadań,
8) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, o ile Statut Gminy nie stanowi inaczej,
9) czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu,
1O) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawci,
11) upoważnianie zastępcy lub innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
12) upoważnienie zastępcy, Sekretarza lub innych pracowników Urzędu do podpisywania dokumentów księgowych, decyzji i pism urzędowych,
13) przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od przewodniczącego rady gminy, członków zarządu oraz pracowników samorządowych upoważnionych przez wójta do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych,
14) ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych,
15) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Wójta przez przepisy prawa i Regulamin oraz uchwały Rady i Zarządu.
§ 18
1. Zastępca Wójta podejmuje czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Wójta lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków przez Wójta.
2. Zastępca Wójta wykonuje inne zadania na polecenie lub z upoważnienia Wójta.
§ 19
Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu a w szczególności:
1) opracowywanie projektów zmian Regulaminu,
2) opracowywanie projektów podziału Wydziałów na stanowiska pracy,
3) opracowywanie zakresów czynności na poszczególne stanowiska pracy,
4) nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr,
5) przedkładanie Wójtowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu,
6) nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał Zarządu,
7) koordynacja i nadzór nad pracami remontowymi w Urzędzie i zakupem środków trwałych,
8) koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami i spisami,
9) wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Wójta,
10) przyjmowanie oświadczeń woli spadkodawców,
11) koordynacja i prowadzenie spraw oświatowych,
12) koordynacja i organizacja spraw związanych z ochroną danych osobowych i informacji niejawnych,
§ 20
Do zadań Skarbnika należy:
1) wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,
2) nadzorowanie wymiaru podatków, księgowości podatkowej i budżetowej, przygotowanie budżetu gminy,
3) nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu gminy,
4) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty,
5) współdziałanie w opracowywaniu budżetu,
6) współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej,
Rozdział VI
PODZIAŁ ZADAŃ POMIĘDZY WYDZIAŁAMI
§ 21
1. Do wspólnych zadań Wydziałów należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów gminy, a w szczególności:
1) prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
2) pomoc Radzie, właściwym rzeczowo komisjom Rady, Zarządowi i jednostkom pomocniczym Gminy w wykonywaniu ich zadań,
3) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy,
4) przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań,
5) współdziałanie z Wydziałem Organizacyjnym w zakresie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników danego wydziału,
6) przechowywanie akt,
7) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,
8) stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt,
9) prowadzenie rejestrów skarg, wniosków i listów wpływających do danego wydziału,
10) prowadzenie rejestru przyjmowanych przez dany wydział podań kierowanych przez obywateli do innych organów,
11) usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy,
12) wykonywanie zadań zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych i ustawą o ochronie informacji niejawnych,
13) wykonanie zadań przekazanych do realizacji przez Wójta.
2. Ogólne obowiązki Kierowników Wydziałów jako przełożonych służbowych określa Regulamin Pracy Urzędu,
§ 22
Wydział Organizacyjny
Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy zapewnienie obsługi organizacyjnej Wójtowi, Zastępcy Wójta i Sekretarzowi oraz prowadzenie zadań z zakresu spraw Rady Gminy, samorządów mieszkańców i działalności gospodarczej, zadań z zakresu oświaty i spraw, spraw pracowniczych i organizacyjnych urzędu a w szczególności:
§ 23
Wydział Spraw Obywatelskich
Do zadań Wydziału Spraw Obywatelskich należą sprawy ewidencji ludności, spraw obronnych i wojskowych, ochrony p. pożarowej, USC
a w szczególności:
§ 24
Wydział Finansów
Do zadań Wydziału Finansów należy przygotowanie materiałów do opracowania i wykonywania budżetu, prowadzenie ewidencji i wymiaru zobowiązań pieniężnych, księgowości podatkowej i budżetowej
a w szczególności:
§ 25
Wydział Gospodarki Przestrzennej, Komunalnej, Inwestycji, Rolnictwa i Ochrony Środowiska.
Do zadań wydziału należą zadania z zakresu planowania przestrzennego, gospodarski lokalowej, inwestycji, zadania z zakresu rolnictwa, gospodarki gruntami, komunalnej i ochrony środowiska a w szczególności:
§ 26
Wydział Kultury i Sportu
Do zadań Wydziału Kultury i Sportu należą sprawy związane z kulturą i sztuką, kulturą fizyczną, wypoczynkiem i rekreacją, prowadzeniem spraw biblioteki publicznej i redakcji gazety gminnej a w szczególności:
§ 27
Wydział Służb Technicznych
Do zadań Wydziału Służb Tecznicznych należą sprawy budowy i remontów dróg gminnych, ulic, kierownie zespołem pracowników służb technicznych a w szczególności:
§ 28
Urząd Stanu Cywilnego
Do Urzędu Stanu Cywilnego należy prowadzenie spraw z zakresu akt stanu cywilnego i związanych z nimi spraw rodzinno-opiekuńczych a w szczególności dotyczących:
Rozdział VII
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 29
Integralną część Regulaminu stanowią Załaczniki od Nr 1 do Nr 4 określające:
Nr 1 - Schemat Organizacyjny Urzedu Gminy
Nr 2 - Zasady podpisywania pism i decyzji
Nr 3 - Sprawowanie kontroli wewnetrznej w Urzędzie Gminy
Nr 4 - Wykaz jednostek organizacynych gminy
§ 30
Zmiany Regulaminu następują w trybie wymaganym do jego uchwalenia.
§ 31
w Wojewódzkim Dzienniku Urzędowym.
Uchwałą Rady Gminy Nr IX/50/91.
ZAŁĄCZNIK NR 2
ZASADY PODPISYWANIA PISM
* 1
Wójt podpisuje:
1) zarządzenia, regulaminy i okólniki wewnętrzne,
2) pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,
3) pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie bieżącej działalności Gminy,
4) odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące kierowników Wydziałów,
5) decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu,
6) decyzje z zakresu administracji publicznej podejmowane przez Zarząd
7) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu,
8) pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy,
9) pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji,
10) odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,
11) pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem radnych,
12) inne pisma, jeśli ich podpisywanie Wójt zastrzegł dla siebie.
* 2
Zastępca Wójta, Sekretarz i Skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do podpisu Wójta.
* 3
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego i jego Zastępcy podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań.
* 4
Kierownicy Wydziałów podpisują:
1) pisma związane z zakresem działania Wydziałów, nie zastrzeżone do podpisu Wójta
2) decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach do załatwiania których zostali upoważnieni przez Wójta,
* 5
Pracownicy przygotowujący projekty pism, w tym decyzji administracyjnych, parafują je swoim podpisem, umieszczonym na końcu tekstu projektu z lewej strony.
ZAŁĄCZNIK NR 3
KONTROLA WEWNĘTRZNA
§ 1
Kontrola pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu dokonywana jest pod względem:
a) legalności,
b) gospodarności,
c) rzetelności,
d) celowości,
e) terminowości,
f) skuteczności.
§ 2
Celem kontroli jest ustalanie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalanie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określanie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.
§ 3
W Urzędzie przeprowadza się następujące rodzaje kontroli:
§ 4
1. Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanej komórki organizacyjnej Urzędu lub stanowiska, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę działalności według kryteriów określonych w § 3.
2. Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego.
3. Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem. Jako dowody mogą być wykorzystane w szczególności: dokumenty, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych.
§ 5
Kontroli dokonuje Wójt, Sekretarz i Skarbnik lub inna upoważniona przez Wójta osoba dokonująca kontroli w imieniu Wójta, poprzez powołanie zespołu kontrolnego składającego się z osób powołanych przez Wójt
§ 6
7 dni od daty jej zakończenia, protokół pokontrolny.
2. Protokół pokontrolny powinien zawierać:
a) określenie kontrolowanego wydziału lub stanowiska,
b) imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących),
c) daty rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych,
d) określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą,
e) imię i nazwisko kierownika kontrolowanego wydziału albo osoby zajmującej kontrolowane stanowisko,
f) przebieg i wynik czynności kontrolnych, a w szczególności wnioski kontroli wskazujące na stwierdzone nieprawidłowości oraz wskazanie dowodów potwierdzających ustalenia zawarte w protokole,
g) datę i miejsce podpisania protokołu,
h) podpisy kontrolującego (kontrolujących) oraz kierownika wydziału (jeżeli kontrolowany nie jest kierownik) albo pracownika zajmującego kontrolowane stanowisko, lub notatkę o odmowie podpisania protokołu z podaniem przyczyn odmowy,
i) wnioski oraz propozycje co do sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
3. O sposobie wykorzystania wniosków i propozycji pokontrolnych decyduje Wójt.
§ 7
W przypadku odmowy podpisania protokółu przez kierownika kontrolowanego wydziału lub osobę zajmującą kontrolowane stanowisko, osoby te są obowiązane do złożenia na ręce kontrolującego w terminie 3 dni od daty odmowy pisemnego wyjaśnienia jej przyczyn.
§ 8
Protokół sporządza się w 2 egzemplarzach, które otrzymują jeden egzemplarz Wójt a drugi Kierownik Wydziału.
§ 9
1. Z kontroli innych niż kompleksowe sporządza się notatkę służbową zawierającą odpowiednio elementy przewidziane dla protokółu pokontrolnego.
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
URZĘDU GMINY
PĘPOWO
ZAŁĄCZNIK NR 4
WYKAZ JEDNOSTEK ORGANICYJNYCH
GMINY